Lorsqu’elles ne présentent aucun intérêt, les réunions ruinent les plannings de tâches quotidiennes. Si l’organisation d’une réunion est légitime et si elle se déroule correctement, alors elle permet de résoudre des problèmes ou de faciliter la transmission de moult informations. Pour arriver à un tel résultat, il vous est nécessaire de bien préparer la séance. Mais aussi, posez-vous les 9 questions qui suivent.

1) Cette réunion a-t-elle réellement lieu d’être ?

Les réunions à répétition n’ont généralement qu’un but : vérifier que tout le monde fait son travail. Cette démarche est inutile si votre équipe est performante. En clair, elle constitue une perte de temps pour tous ceux qui ont été présents à la réunion. Et le temps perdu sera d’autant plus grand que les participants sont pris dans une phase de transition lorsqu’ils reviennent à leur bureau : au lieu de se mettre directement au travail, ils consultent leur boîte à courriels et visitent un moment leurs profils sur les réseaux sociaux.

2) Quels sont les objectifs de cette réunion ?

Ne vous contentez pas de lister à l’écrit les objectifs de la réunion. Allez plus loin en vous demandant ce que vous espérez retirer de la séance. Autrement dit, que souhaitez-vous comme impacts ? D’après une étude réalisée par Microsoft en 2016, la plupart des réunions ne sont pas planifiées dans les règles de l’art. L’enquête souligne également le fait que 67% des réunions se déroulent sans donner lieu à l’établissement d’un agenda pour des actions prochaines. À la vérité, il vous est impossible d’établir un tel agenda tant que vous ignorez ce que vous désirez réussir. Or, sans la création de cet agenda, la réunion est grandement susceptible d’avoir été futile.

3) Comment faire pour que les participants retiennent tout ce qui a été exposé durant la réunion ?

Pour qu’ils s’en souviennent, vous devez les garder concentrés, les captiver pendant la séance entière, retenir leur attention sur toute la durée de la réunion. Il y a les personnes distraites, en manque de concentration et il y a celles qui ne notent pas tout. Certaines font les deux : elles décrochent et ne prennent pas toujours des notes. Afin que cette situation ne se produise pas, travaillez sur le fonctionnement de la réunion. Par exemple, l’entreprise Etailz organise des séances de questions-réponses en fin de réunion.

4) Comment préparer les participants à la tenue de la réunion ?

C’est foncièrement désagréable de se réunir avec des personnes qui n’ont effectué aucune préparation. Pour éviter d’être confronté à cette situation, donnez-leur le temps de préparer correctement leur intervention. Vous pouvez alors être sûr de collecter d’excellentes idées durant la session. Trois types de réunion nécessitent un rigoureux travail préalable : les réunions visant le partage d’informations, les réunions centrées sur la discussion afin de faire ressortir la force créative de chacun, les réunions de concertation. Concernant les deux dernières, plus vous donnez aux participants des précisions sur les problèmes et les idées que vous souhaitez soulever pendant la rencontre, plus ils seront en mesure d’améliorer leur préparation. Au contraire, s’ils découvrent les détails de l’ordre du jour le jour même, vous serez contraint de passer beaucoup de temps à la clarification de la situation.

5) Quelles sont les personnes à convoquer à cette réunion ?

Personne ne souhaite passer sa journée en réunion alors qu’il lui reste encore du travail à finir. De même, personne ne désire se rendre à une réunion si celle-ci les condamne à rester au bureau beaucoup plus tard. Vous devez donc cibler minutieusement les collaborateurs que vous convoquez. À l’occasion, cela vous permettra de limiter le nombre de participants. Ainsi que l’a fait remarquer Lydia Dishman, les réunions rassemblant un grand nombre d’individus sont rarement fructueuses. Les réunions en petit comité donnent d’excellents résultats, surtout si le décisionnaire directement concerné est présent.

6) Comment transformer les sujets prévus à l’ordre du jour en actions concrètes ?

Naturellement, les réunions servent à discuter. Malheureusement, si dans le programme, vous prévoyez seulement de débattre théoriquement de divers sujets, vous aurez une désagréable surprise en fin de séance : aucun des participants ne saura ce qu’ils devraient faire ensuite. Pour éviter d’en arriver là, présentez les différents thèmes de l’ordre du jour sous forme de questions appelant des réponses pratiques. Ces dernières ouvrent la voie à la mise en place d’actions concrètes.

7) Comment encourager toutes les personnes, qui sont présentes, à participer aux discussions ?

Seulement un ou deux participants prennent la parole alors qu’il y a plus de personnes dans l’assistance. Une telle situation porte un coup à la productivité de la séance. Par essence, une réunion sert à échanger des idées, des systèmes de pensée, des réflexions et des modes de raisonnement.  Il faut à tout prix chercher à obtenir l’intervention de tous les participants : c’est un principe cardinal ! Si des personnes sont exclues ou s’excluent de la discussion et des débats, vous passerez à côté d’idées susceptibles d’être utiles à l’entreprise.

8) Quelles personnes sont les plus qualifiées pour présenter chaque point de l’ordre du jour ?

Ce n’est pas parce que vous dirigez une réunion que vous maîtrisez tous les sujets qui y seront évoqués. Voici une des clefs d’une organisation aboutie : faites la liste des thèmes que vous ne cernez pas et identifiez les personnes les plus aptes à en parler. Désignez-les comme intervenants. Prétendre connaître ce qui vous dépasse ne fera que vous épuiser intellectuellement. De plus, cette attitude ne rend pas service aux personnes qui assistent à la réunion. Même si vous donnez des réponses convaincantes à leurs questions, tôt ou tard, elles se rendront compte que les solutions que vous leur avez suggérées sont inadéquates. Utilisez vos capacités intellectuelles et mobilisez vos connaissances réelles sur des problèmes essentiels dont la résolution fait partie de vos domaines de compétences.

9) Cette réunion ne sera-t-elle pas une perte de temps pour les personnes qui y assisteront?

Les réunions impliquent des coûts de renoncement. De plus, trop de problèmes contingents, gérés comme une priorité, plombent la croissance et la productivité d’une entreprise. Au vu de ces deux constats, la question centrale est de déterminer si la réunion envisagée constitue la meilleure façon de mettre à profit une partie du temps que chaque participant met au service de l’entreprise. La remarque revêt une importance fondamentale dans la mesure où ce temps est limité. Lorsque vous entrez dans la salle où se déroule la réunion que vous avez convoquée, gardez à l’esprit ce qui suit : les participants, qui sont présents dans la pièce, ont sacrifié une partie de leur journée pour être là. Respectez ce temps qu’ils ont bien voulu vous consacrer. Cette démarche aura un impact psychologique sur vous. En effet, la réunion que vous dirigez ne sera pas pour vous une corvée. Vous y puiserez la force d’accomplir correctement les tâches de la journée.

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